ANALISIS PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERBASIS KOMPUTER DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN BAGI MANAJER DALAM PERUSAHAAN/ORGANISASI

Oleh : Hardiyansyah

Dosen Kopertis Wilayah II dpk pada Universitas Bina Darma Palembang

Abstract. Management process begin with planning, organizing, actuating and controlling process. In each stages of this process needs information that comes from Management Information System (MIS). MIS very usefull for managers in decision making process. This system collecting, processing and presenting data based on user needs. Computer in MIS has giving positive contribution especially for decision makers. By the efficiency and effectivity in decission making, produces the qualified and valuable information.

Key words : Management Information System, Computer, decision making, managers

PENDAHULUAN

Jauh sebelum adanya teknologi komputer, sistem informasi manajemen (SIM) telah digunakan oleh para pimpinan organisasi atau perusahaan, termasuk manajer dalam upaya pengambilan keputusan. Namun demikian, proses pengambilan keputusan yang dilakukan saat itu masih sangat sederhana. Segala sesuatunya masih berjalan secara manual, masih lamban, karena semua data masih tersimpan dalam lembaran-lembaran arsip yang bermacam ragam. Manakala sang pimpinan membutuhkan berbagai informasi yang berhubungan dengan sesuatu yang harus diputuskan atau diambil kebijakan, maka tidak ada cara lain kecuali membongkar semua arsip yang dibutuhkan. Kalaupun arsip tersebut ditemukan, kadangkala tulisannya sudah kabur, kertasnya sudah kusam, atau bahkan mungkin sudah rusak karena dimakan rayap atau kutu buku dan sejenisnya. Pendek kata, proses pencarian arsip dan dokumen yang dibutuhkan sebagai dasar dari pengambilan keputusan bagi sang pimpinan sangatlah lamban dan membutuhkan waktu yang lama.

Demikian gambaran proses sistem informasi manajemen kala itu, dimana teknologi komputer belum ditemukan. Semuanya serba lamban, tidak efisien dan juga tidak efektif. Dengan hadirnya teknologi komputer seperti sekarang ini, telah mengubah segalanya. Data dan dokumen yang tadinya disimpan secara manual, sekarang semuanya tersimpan secara digital, dengan sekali klik saja, semua dokumen dan data dapat ditampilkan. Hanya dalam hitungan detik saja, data dapat disajikan. Dengan kondisi demikian, tentu saja Sistem Informasi Manajemen (SIM) hanya tinggal mempersiapkan substansinya saja, sedangkan wadah atau kerangkanya dapat dipersiapkan melalui teknologi komputer. Namun demikian, hadirnya teknologi komputer telah merubah persepsi orang kebanyakan. Apabila berbicara tentang Sistem Informasi Manajemen, maka yang diingat adalah komputer dengan sebuah sistem yang saling tersambung dengan berbagai jaringan dalam komputer tersebut. Persepsi seperti ini tentu saja tidaklah semuanya benar, karena teknologi komputer hanyalah sebuah wadah atau fasilitas, yang kehadirannya mempermudah proses dalam Sistem Informasi Manajemen, sedangkan prinsip kerja dan basis dari SIM itu sendiri adalah ilmu manajemen, karena memang SIM itu lahir dari manajemen. Artinya, tanpa adanya manajemen maka SIM itu sendiri sesungguhnya tidak ada. Adapun komputer, kehadirannya seperti proses reaksi kimia bagi katalisator, katalisator dapat mempercepat proses reaksi kimiawi, tetapi dia sendiri bukanlah zat kimianya.

Salah satu fungsi manajemen adalah perencanaan. Dalam proses perencanaan, pihak manajemen berusaha memikirkan apa saja yang akan dikerjakannya, berupa ukuran atau jumlahnya, siapa yang akan melaksanakan dan mengendalikannya agar tujuan organisasi/perusahaan dapat tercapai. Dalam kerangka itu semua, diperlukan informasi, dan informasi yang relevan dengan proses perencanaan harus disediakan. Alat untuk menyediakan informasi tersebut dapat berupa sebuah SIM, atau dapat juga usaha khusus seperti pengumpulan data baik internal maupun eksternal, yang nantinya dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Jadi, informasi adalah bahan dasar bagi pimpinan organisasi atau manajer dalam membuat rencana, merumuskan kegiatan atau mengambil kebijakan.

Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi manajemen. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi Manajemen memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya (pada era sekarang), tidak mungkin sistem informasi manajemen yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi Manajemen yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah komputer-based atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Proses manajemen dimulai dengan perencanaan, kemudian proses pelaksanaan, proses pengendalian dan pengawasan. Pada setiap proses diperlukan informasi yang sebagian dihasilkan oleh SIM. SIM sangat bermanfaat bagi para manajer dalam proses pengambilan keputusan. Sistem ini secara terpadu dan efisien melaksanakan pengumpulan data, dan menyajikan informasi sesuai dengan kebutuhan para pengambil keputusan. Sistem ini memberikan kemudahan dalam menyediakan data secara tepat waktu sesuai dengan kebutuhan.

Berkenaan dengan uraian tersebut, maka tulisan/artikel ini akan menganalisis bagaimana “peranan Sistem Informasi Manajemen berbasis komputer dalam proses pengambilan keputusan bagi pimpinan/manajer dalam perusahaan/organisasi.”

TINJAUAN PUSTAKA

Pengertian Sistem Informasi

Menurut Kadir (2003:54) sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. Ackof dalam Effendy (1989:51) mengatakan bahwa sistem adalah setiap kesatuan, secara konseptual atau fisik, yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lain. Sementara itu, dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1995:950) disebutkan bahwa sistem mempunyai dua pengertian; (a) Seperangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas; dan (b) Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dan sebagainya.

Dari ketiga definisi di atas, terlihat bahwa masing-masing menekankan bahwa sistem memakai pendekatan pada elemen atau komponen. Artinya, bahwa sistem haruslah terdiri atas berbagai komponen/elemen yang saling berhubungan sehingga membentuk satu kesatuan yang utuh. Sistem Informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. 'Sistem Informasi' dapat berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling berinteraksi dan bekerja sama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah ditetapkan, dimana memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam mendukung keputusan.

Menurut Alter dalam Effendy (1989:11), sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Wilkinson, sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.

Ilmu Informasi adalah ilmu yang mempelajari data dan informasi, mencakup bagaimana menginterpretasi, menganalisa, menyimpan, dan mengambil kembali. Ilmu informasi dimulai sebagai dasar dari analisa komunikasi dan basis data. Sistem Informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. 'Sistem Informasi' dapat berupa gabungan dari beberapa elemen teknologi berbasis komputer yang saling berinteraksi dan bekerja sama berdasarkan suatu prosedur kerja (aturan kerja) yang telah ditetapkan, dimana memproses dan mengolah data menjadi suatu bentuk informasi yang dapat digunakan dalam mendukung keputusan.

Sistem informasi dapat pula membantu para manajer dan pegawai dalam hal menganalisa masalah dan juga dapat dipakai membuat produk-produk baru. Misalnya sistem informasi yang sederhana adalah sebuah sistem informasi yang digunakan untuk mengontrol inventaris pada sebuah toko sepatu. Masukan (input) untuk sistem tersebut dapat berupa penjualan sepatu-sepatu dan tagihan-tagihan sepatu. Proses yang dilakukan sistem tersebut dapat berupa memperbaharui inventaris sepatu. Keluaran (output) dari sistem itu bisa berupa laporan inventaris untuk masing-masing bentuk dan ukuran sepatu. Sistem informasi tersebut berfungsi untuk memproses transaksi jual beli sepatu.

Sistem Informasi Manajemen

Kombinasi dari istilah sistem, informasi, dan manajemen menjadi kata-kata baru yaitu “Sistem Informasi Manajemen”. Raymond McLeod Jr (1996:54) mengemukakan bahwa SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah. Sedangkan menurut Komaruddin dalam Effendy (1989:111) SIM adalah pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk memberikan eksekutif bantuan informasi yang teat yang memberikan kemudahan bagi proses manajemen.

Manajemen

Salah satu cabang ilmu yang saat ini sangat berkembang pesat adalah ilmu manajemen. Ilmu ini telah melakukan intervensi keberbagai bidang ilmu lain, atau paling tidak telah menggandeng ilmu lain dalam pengembangannya. Kita kenal ada manajemen sumber daya manusia, manajemen perbankan, manajemen industri, manajemen keuangan, pemasaran, produksi, manajemen perkotaan, manajemen pemerintahan, manajemen pendidikan, manajemen sistem informasi, sistem informasi manajemen, sampai kepada manajemen qolbu yang dikembangkan oleh Abdullah Gymnastiar.

Menurut Atmosudirdjo (1986:158), secara umum pengertian manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan daripada semua faktor dan sumberdaya yang menurut suatu perencanaan (planning), diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu prapta (objective) atau tujuan-tujuan tertentu. Sedangkan menurut Siagian (1989:5) manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau ketrampilan untuk memperoleh sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Akhirnya, menurut Terry dalam Manullang (2005:1) manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain.

Dari ketiga definisi tersebut di atas, ada tiga hal penting dalam definisi-definisi tersebut. Pertama, ada tujuan yang hendak dicapai; kedua, tujuan yang hendak dicapai memerlukan/membutuhkan tenaga orang lain; dan ketiga, kegiatan/aktivitas orang lain tersebut harus dibimbing dan diawasi atau dikontrol.

Komputer

Komputer berasal dari bahasa latin computareyang mengandung arti menghitung. Karena luasnya bidang garapan ilmu komputer, para pakar dan peneliti sedikit berbeda dalam mendefinisikan terminologi komputer. Menurut Hamacher komputer adalah mesin penghitung elektronik yang cepat dan dapat menerima informasi input digital, kemudian memprosesnya sesuai dengan program yang tersimpan di memorinya, dan menghasilkan output berupa informasi. Blissmer mengatakan bahwa, komputer adalah suatu alat elektonik yang mampu melakukan beberapa tugas sebagai berikut: menerima input, memproses input tadi sesuai dengan programnya, menyimpan perintah-perintah dan hasil dari pengolahan, menyediakan output dalam bentuk informasi. Sedangan Fuori berpendapat bahwa komputer adalah suatu pemroses data yang dapat melakukan perhitungan besar secara cepat, termasuk perhitungan aritmetika dan operasi logika, tanpa campur tangan dari manusia (http://id.wikipedia.org/wiki/Ilmu_komputer).

Pada dasarnya sebuah komputer adalah alat yang mengolah simbol-simbol baik yang berupa angka, kode huruf, maupun kombinasinya. Simbol-simbol dimasukkan oleh manusia ke dalam komputer melalui alat input, yang mengolahnya melalui cara tertentu, yang dapat dibedakan menjadi cara analog dan digital.

Sistem komputer merupakan kombinasi dari komponen-komponen perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), komunikasi, sumber daya (manusia dan informasi) dan prosedur-prosedur pemrosesan. Kelima komponen tersebut tidak dapat berdiri sendiri dan bekerja sendiri. Karena hardware tidak dapat memproses penggajian misalnya, tanpa adanya program perangkat lunak, demikian pula sebaliknya perangkat lunak atau program komputer yang memuat instruksi-instruksi yang dibutuhkan oleh perangkat keras itulah yang melengkapi tugas-tugas yang diperlukan.

Manusia dan Komputer

Pada awalnya dalam konsep sistem informasi tradisional, manusia merupakan komponen utama dalam mengolah data menjadi informasi. Gambar berikut menunjukkan model dasar sistem tradisional, dimana manusia sebagai pengolah informasi.

MASUKAN DARI INDERA PENERIMA

SALURAN

PENGOLAHAN MENTAL

SALURAN

INGATAN

KELUARAN

Gambar 1. Model dasar manusia sebagai pengolah informasi (Teguh Wahyono, 2003)

Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran adalah terbatas. Dunia menyediakan lebih banyak masukan daripada yang dapat diterima oleh sistem pengolah manusia. Manusia mengurangi masukan ini sampai batas jumlah yang dapat diatasi melalui suatu proses penyaringan atau seleksi. Digunakannya komputer dalam sebuah Sistem Informasi menutupi kekurangan-kekurangan manusia dalam melakukan pengelolaan data menjadi informasi. Pemakaian komputer memiliki beberapa keunggulan, diantaranya adalah; (1) Tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi; (2) Efisiensi Sumber Daya Manusia; dan (3) Kemudahan Berinteraksi dengan Penggunanya (Wahyono, 2003).

Pengambilan Keputusan

Kehidupan manajer dipenuhi dengan serangkaian pembuatan (pengambilan) keputusan-keputusan untuk investasi, menaikkan harga jual, mengambil tindakan terhadap karyawan yang sering terlambat, pemilihan lokasi gudang baru yang harus dibangun, dan masalah-masalah besar ataupun kecil lainnya di mana manajer harus membaut keputusan tindakan apa yang diambil – atau paling tidak menugaskan orang lain untuk memutuskan. Kegiatan-kegiatan pelaksanaan hasil keputusan itu sendiri biasanya dilaksanakan oleh orang-orang lain (Handoko, 2003:129).

Pengambilan keputusan adalah kegiatan yang pada hakikatnya adalah pemilihan alternatif. Proses pemilihan itu dapat sederhana, dapat pula kompleks. Keputusan yang diambil mungkin tidak menyangkut banyak pihak tetapi dapat pula membawa konsekuensi bagi pihak lain, sehingga perlu pertimbangan yang lebih dalam pada saat seseorang manajer akan memutuskannya.

Simon dalam Sudibyo (2001:226) menggolongkan pengambilan keputusan menjadi dua golongan yaitu yang terprogram dan tak-terprogram. Pengambilan keputusan yang terprogram menyangkut masalah yang berstruktur dan berulang sifatnya. Untuk keputusan yang demikian ini, kondisi yang memerlukan pengambilan keputusan dan alternatif yang harus diambil sudah jelas sehingga dapat disusun program atau kegiatan standarnya. Sedangkan keputusan yang tak-terprogam menyangku masalah yang kompleks, informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan itu tidak jelas atau mengandung ketidakpastian. Pengambilan keputusan yang seperti ini memerlukan usaha coba-coba (trial and error), dengan mengubah skenario, menambah, mengurangi, atau mengubah informasi tertentu, sehingga diperoleh alternatif yang memuaskan menurut pengambilan keputusan.

Pengambilan keputusan dilakukan melalui beberapa tahap. Menurut Mckenna dalam Sudibyo (2001:227), ada tiga tahap dalam pengambilan keputusan, yaitu tahap intelegence, tahap design, dan tahap choice. Dalam tulisan ini, ketiga tahap tersebut diartikan dengan tahap penemuan masalah, tahap pemahaman masalah, dan tahap pemilihan alternatif. Hubungan antara tahap-tahap tersebut dapat dilihat pada Gambar berikut ini.

TAHAP PENGAMBILAN KEPUTUSAN

CHOICE

DESIGN

INTELEGENCE

SIM

Gambar 2. Hubungan antara SIM dengan Tahap Pengambilan Keputusan (Christopher K. Mckenna dalam Sudibyo, 2001)

METODE

Metode Pengumpulan Data dalam tulisan ini dilakukan dengan metode Studi Kepustakaan, dimana berbagai data dihimpun dan dikumpulkan, dinventarisir sesuai dengan sub-bab bahasan masing-masing, mulai dari buku-buku literatur, jurnal, hingga bahan-bahan dari internet yang relevan dan kemudian setelah semua data dan informasi telah dikumpulkan, maka dilakukan analisis dan pembahasan yang berkaitan dengan judul yang diangkat.

PEMBAHASAN

Pada uraian sebelumnya telah dijelaskan bahwa kehadiran komputer dalam sistem informasi manajemen telah memberikan banyak kemudahan bagi manajer dalam melakukan kegiatannya. Dari hal-hal yang kecil, seperti memberikan informasi kepada pihak lain, mendokumentasikan file-file, menyimpan data-data, dan lain-lain hingga mengambil sebuah keputusan penting bagi perusahaan.

Secara prinsip, komputer dan perangkat keras (hardware) lain hanyalah merupakan sebuah sumber daya fisik yang tidak dapat berfungsi tanpa ada manusia yang memberikan instruksi. Dalam hal ini, manusia membuat sebuah teknologi bernama perangkat lunak (software) yang pada dasarnya berisi suatu urutan instruksi untuk ”menggerakkan” berbagai komponen perangkat keras secara operasional. Dalam perkembangannya, software(perangkat lunak) dapat dibagi menjadi dua jenis besar, yaitu: Softwareyang berisi perintah-perintah atau seperangkat instruksi untuk mengoperasikan berbagai komponen hardware –disebut sebagai System Software; dan Software yang berisi perintah-perintah untuk menjalankan suatu prosedur tertentu yang merepresentasikan proses, aktivitas, dan/atau fungsi bisnis tertentu – disebut sebagai Application Software.

Semenjak diperkenalkannya setengah abad yang lalu, komputer kerap didefinisikan sebagai ”alat pengolah data”. Hingga saat ini pun pengertian tersebut masih cukup relevan untuk dipergunakan secara umum. Dengan menggunakan prinsip IPO (Input-Proses-Output), pengguna atau seseorang mengharapkan agar komputer dapat menghasilkan output tertentu dari berbagai input yang diberikan. Jika dahulu bentuk pemrosesan hanya terbatas pada hal-hal semacam kalkulasi kuantitatif belaka, dalam perkembangannya sekarang ini sebuah komputer sudah dapat berfungsi sebagai alat bantu berbagai aktivitas kehidupan manusia, seperti: proses belajar, proses komunikasi, proses perdagangan, dan lain sebagainya.

Komputer menerima instruksi dari manusia untuk melakukan sejumlah pemrosesan data yang hasilnya akan dipresentasikan kepada yang bersangkutan. Untuk mengerti cara kerja komputer, perlu dipahami terlebih dahulu arsitektur dari perangkat keras ini. Sebuah komputer standar dapat bekerja secara normal jika memiliki lima buah komponen sebagai berikut: (1) Input yang berfungsi untuk memberikan perintah kepada komputer dalam berbagai bentuk. Contoh dari alat input adalah papan ketik (keyboard), mouse, scanner, joystick, dan lain sebagainya; (2) Alat output yang berfungsi untuk mempresentasikan hasil permrosesan data atau hal-hal yang diinginkan. Termasuk di dalamnya adalah layar monitor, priter, plotter, dan lain sebagainya; (3) CPU atau Central Processing Unit yang merupakan pusat pengolahan dan kalkulasi data karena di sinilah terletak chip mikroprosesor yang merupakan otak dan pusat syaraf komputer; (4) Memori utama (primary memory) adalah sebuah modul di dalam komputer tempat program dan instruksi aturan-aturan pengoperasian komputer (sistem operasi) disimpan sementara (sebagian bersifat permanen). Ada dua jenis memori utama di dalam komputer, yaitu ROM (Read Only Memory) yang penyimpanannya bersifat permanen dan RAM (Random Access Memory) yang penyimpanannya bersifat sementara; dan (5) Media penyimpan atau memori sekunder (secondary memory) yang sifatnya semi permanen maupun permanen untuk meletakkan data dan/atau program yang dibutuhkan oleh pengguna. Termasuk di dalam contoh media penyimpan internal adalah harddisk dan media penyimpan eksternal adalah diskette, compact disc (CD-ROM), zip disk, jaz disk, dan lain sebagainya.

Jika seseorang ingin menjalankan aplikasi tertentu, yang pertama kali perlu dilakukannya adalah menginstalasi program terkait yang terdapat di dalam media penyimpan ke dalam harddisk komputer. Setelah program tersebut diinstalasi, dengan menggunakan perintah-perintah tertentu melalui alat input, user dapat menjalankan dan berinteraksi dengan komputer. Untuk setiap perintah atau instruksi yang diberikan, CPU bekerja sama dengan memori akan mengatur pemrosesan data tersebut sehingga hasilnya dapat dilihat oleh yang bersangkutan melalui alat output. Jika terdapat data yang harus disimpan, maka pengguna dapat menggunakan media penyimpanan eksternal sesuai dengan kebutuhan (http://id.wikipedia.org/wiki/Ilmu_komputer).

Aktivitas kerja sama antar Komputer

Pada mulanya, sebuah komputer hanya dapat dipergunakan secara individual (stand alone) semata. Namun perkembangan teknologi digital telah memungkinkan sebuah komputer untuk dapat berkomunikasi dengan komputer lain. Secara sederhana, dengan menggunakan sebuah kabel dan port komunikasi, dua buah komputer dapat dihubungkan dan saling bekerjasama. Jika dua buah komputer (A dan B) saling dihubungkan, maka hal-hal yang dapat dilakukan antara lain:

· Komputer A dapat mengakses file-file yang ada di Komputer B;

· Komputer A dapat mengakses disk drive dari Komputer B;

· Komputer A dapat mengirimkan data ke Komputer B;

· Komputer A dapat menggunakan printer yang terhubung di Komputer B;

· Komputer A dapat melihat status konfigurasi dari Komputer B beserta aktivitasnya;

· dan lain sebagainya.

Dengan prinsip di atas, maka dapat dikembangkan suatu jaringan komputer dimana di dalamnya terhubung lebih dari satu buah komputer sehingga antar komputer tersebut dapat saling tukar menukar fasilitas dan sumber daya. Yang dimaksud dengan sumber daya di sini adalah berbagai komponen-komponen sebuah komputer seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, seperti: peralatan input, peralatan output, central processing unit, memori primer, memori sekunder, dan lain sebagainya. Untuk dapat membuat beberapa komputer terhubung dengan jaringan dan saling bekerjasama, dibutuhkan komponen-komponen sebagai berikut: Komputer-komputer yang ingin saling dihubungkan dan bekerjasama; Kartu jaringan (network card) yang terdapat pada masing-masing komputer (misalnya tipe ethernet card); Hub yaitu sebuah peralatan yang memiliki beberapa lubang koneksi (connection port); Kabel transmisi digital (misalnya jenis UTP); dan Perangkat lunak sistem operasi dan aplikasi yang memiliki fitur jaringan dan diinstalasi pada masing-masing komputer. Harap diperhatikan di sini bahwa pada awal mulanya diperkenalkan konsep jaringan, aspek kompatibilitas menjadi isu utama. Namun dengan kemajuan teknologi informasi dewasa ini, berbagai kendala ketidakseragaman tersebut telah dapat dipecahkan melalui berbagai macam cara (seperti standarisasi internasional) yang memungkinkan berbagai jenis komputer yang berbeda untuk dapat saling berkomunikasi dan bekerja sama. Berikut adalah diagram arsitektur jaringan sederhana dari beberapa buah komputer dengan komponen-komponen terkait.

Tugas Manajer dalam perusahaan dan hubungannya dengan Teknologi Informasi

Secara garis besar, sehubungan dengan teknologi informasi, SDM di perusahaan dapat dibagi menjadi dua kelompok besar. Kelompok pertama adalah kumpulan dari mereka yang merupakan para pengguna (user) teknologi informasi yang dimiliki. Termasuk di dalam kelompok ini seluruh jenjang SDM dari staf sampai dengan pimpinan puncak. Seluruh SDM ini dalam kesehariannya terlibat langsung dalam penggunaan teknologi informasi sebagai sarana penunjang dan pendukung aktivitas pekerjaan mereka sehari-hari. Kelompok kedua adalah mereka yang bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengembangan teknologi informasi di perusahaan. Tugas utama dari mereka yang berada di dalam kelompok ini adalah: (1) Menyusun perencanaan strategis (masterplan) mengenai pengembangan sistem dan teknologi informasi perusahaan, lengkap dengan cetak birunya (blue print); (2) Mendefinisikan secara detail kebutuhan sistem informasi perusahaan, terutama kebutuhan spesifik dari masing-masing individu yang ada; (3) Menyediakan teknologi informasi yang sesuai dengan kebutuhan detail yang telah didefinisikan tersebut; (4) Memelihara dan mengembangkan teknologi informasi yang dimiliki perusahaan agar selalu up-to-date dan dapat dipergunakan oleh seluruh SDM perusahaan; (5) Mengelola hubungan kemitraan dengan pihak-pihak di luar perusahaan (vendor) yang bekerja sama dalam hal pengembangan teknologi; dan (6) Memonitor dan mengawasi berbagai hal terkait dengan manajemen atau proses pengelolaan aset teknologi informasi. Untuk menjalankan serangkaian tugas tersebut, biasanya dikenal berbagai jabatan profesional, seperti: chief executive officer, information technology manager, system analyst, programmer, project manager, dan lain sebagainya –yang masing-masing memiliki kompetensi dan keahlian khusus sehubungan dengan teknologi informasi.

Kelompok kedua yang dimaksudkan dalam penjelasan di atas adalah para manajer dalam perusahaan. Agar tugas para manajer tersebut dapat berjalan dengan baik, dengan cepat, akurat dan dapat dipertanggungjawabkan, maka diperlukan berbagai informasi. Informasi yang diperlukan dalam hal ini adalah informasi yang telah diolah sedemian rupa melalui sistem informasi manajemen. Sistem informasi manajemen akan sangat berarti apabila didukung oleh teknologi komputer yang sudah sangat canggih perkembangannya.

Tanggungjawab Manajer dalam Teknologi Informasi bagi organisasi

Adalah umum bagi perusahaan-perusahaan besar yang kinerjanya sangat bergantung pada kehandalan teknologi informasi memiliki seorang manajer eksekutif di bidang sistem informasi. Eksekutif yang paling bertanggung jawab terhadap perencanaan dan pengembangan teknologi informasi di perusahaan ini dikenal sebagai CIO (Chief Information Officer) atau Manajer Senior di bidang Sistem dan Teknologi Informasi. Kalau di dalam format PT (Perusahaan Terbatas) di Indonesia, CIO kurang lebih setara dengan Direktur (dalam jajaran direksi perusahaan) yang langsung bertanggung jawab kepada Presiden Direktur. Apakah tugas dari seorang CIO? Tugas utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memahami secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan. Kalau dahulu manajemen inti cukup mempelajari semua komponen internal perusahaan (khususnya sehubungan dengan produk-produk atau jasa-jasa yang ditawarkan), saat ini hal tersebut tidaklah cukup. Persaingan yang begitu cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis mengharuskan eksekutif perusahaan untuk selalu memantau dan mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan (eksternal) secara intens dan terus-menerus, terutama yang berkaitan dengan perilaku pasar (market) dan pelanggan. Setidak-tidaknya untuk dewasa ini ada tujuh cara yang terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal perusahaan. Ketujuh cara tersebut adalah:

1) Memiliki armada SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan komponen eksternal lainnya;

2) Mempelajari secara mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan;

3) Mengundang bagian-bagian lain dalam perusahaan untuk berdiskusi secara berkala;

4) Menghadiri seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait;

5) Membaca secara aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan industri dimana perusahaan yang bersangkutan berada;

6) Menjadi anggota forum-forum bisnis maupun akademis terkait; dan

7) Menjalin komunikasi aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan.

Peran SIM berbasis Komputer dalam Pengambilan Keputusan

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut menurut Wahyono (2003), ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Dapat pula dikatakan bahwa pengukuran nilai sebuah informasi akan lebih tepat jika menggunakan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Sedangkan kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timelinness. Pertama, relevansi (relevancy). Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer teknik, tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada manajer pemasaran.

Kedua, akurasi (accuracy). Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah : (1) Kelengkapan (completeness) informasi. “Are necessary message items present?” Informasi yang komplit, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik. (2) Kebenaran (correctness) informasi. “Are message items correct?” Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan-perhitungan matematis yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya. (3) Keamanan (security) informasi. Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “Did the message reach all or only the intended systems users ? “

Ketiga, tepat waktu (timeliness). Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Artinya, agar informasi yang diproses dapat menghasilkan informasi yang bernilai dan berkualitas, maka diperlukan seperangkat alat pemrosesan data yang canggih, alat tersebut sekarang ini disebut dengan komputer. Pemanfaatan computer sekarang ini sudah menjadi kebutuhan, bahkan SIM tidak bisa lagi dipisahkan dengan computer, bila bicara tentang SIM maka pasangannya adalah computer. Posisi computer dalam SIM bagaikan dua sisi mata uang yang dapat dibedakan tetapi tidak dapat dipisahkan. Namun demikian, tetap saja bahwa SIM bukanlah computer atau sebaliknya.

Berdasarkan uraian tersebut di atas, nyata bahwa SIM berbasis komputer dapat meningkatkan nilai dan kualitas informasi. Artinya, apabila pihak manajemen dalam organisasi atau perusahaan dapat memanfaatkan komputer dalam SIM-nya, maka sang manajer atau pimpinan organisasi/pengambil keputusan (decision maker) dapat memperoleh/mendapatkan informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang bermutu, bernilai dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/organisasi, yang akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu atau tidak basi atau kadaluarsa.

KESIMPULAN

Berdasarkan uraian sebelumnya, bahwa hadirnya teknologi komputer telah memberikan kontribusi yang sangat positif dalam sistem informasi manjemen. Bagi manajer, kehadiran komputer dalam SIM bukan saja memberikan kontribusi positif, lebih jauh dari itu, proses pengambilan keputusan menjadi lebih mudah dan murah.

Sehubungan dengan hal uraian tersebut di atas, maka dapat diambil beberapa kesimpulan; (1) bahwa SIM bukanlah komputer, ia merupakan pengembangan dari ilmu manajemen dan telah ada jauh sebelum hadirnya komputer; (2) bahwa SIM merupakan metode bagi para pimpinan perusahaan/manajer dalam upaya pengambilan keputusan yang dapat dipertanggunjawabkan; (3) bahwa hadirnya teknologi komputer telah membawa perubahan besar bagi aktivitas Sistem Informasi Manajemen; (4) bahwa SIM yang berbasis komputer dapat menyajikan informasi (sebagai bahan dalam pengambilan keputusan) yang mermutu, bernilai dan berkualitas, yaitu informasi yang relevan bagi perusahaan/organisasi, yang akurat dan tentu saja informasi yang tepat waktu atau tidak basi atau kadaluwarsa; (5) bahwa dengan aktivitas SIM yang berbasis komputer, para pimpinan perusahaan/manajer dapat lebih mudah, murah, efisien dan efektif dalam upaya pengambilan keputusan, termasuk di dalamnya dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakkan (actuating), dan pengawasan (controlling).

DAFTAR PUSTAKA

Atmosudirdjo, S. Prajudi. 1986. Dasar-dasar Ilmu Administrasi. Jakarta : Ghalia Indonesia.

Effendy, Onong Uchjana. 1989. Sistem Informasi Manajemen. Bandung : Mandar maju.

Handoko, T. Hani. 2003. Manajemen (Edisi 2). BPFE-Yogyakarta

http://id.wikipedia.org/wiki/Ilmu_komputer (diakses tgl. 08/02/07)

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi.

Leod Jr., Raymond Mc. 1996. Sistem Informasi Manajemen, Jilid I. PT. Bhuana Ilmu Populer, Jakarta.

Kamus Besar Bahasa Indonesia. 1995. Jakarta : Balai Pustaka.

Manullang, M. 2005. Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press.

Siagian, P. Sondang. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Bumi Aksara.

Sudibyo, Placidus. 2001. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : Universitas Terbuka.

Wahyono, Teguh. 2003. Komputer Based Information System (CBIS).

http://www.ilmukomputer.org/2006/09/11/ (diakses tgl. 08/02/07)

(Artikel ini telah dimuat pada Jurnal Ilmiah MATRIK (terakreditasi) Vol. 9 No. 1, April 2007 Hal. 35- 50)

Share this post